в поисках юзабилити

Инфоархитектура& Самоорганизация31 Jan 2006 12:08 pm

Выход GMail показал нам в�?ё не�?овершен�?тво привычных нам до того момента программ �?лектронной почты, главным образом в модели работы �? �?ообщени�?ми. Эффективно�?ть и�?пользовани�? тегов вме�?то папок продемон�?трировали и другие веб-�?ерви�?ы. Я и�?пользую GMail дл�? в�?ей личной перепи�?ки �? момента его по�?влени�? и ни на что его не промен�?ю, тем более что пока и мен�?ть о�?обо не на что. Клиентов �?лектронной почты, �?квивалентных Gmail, пока нет, но и большой проблемы тут нет, потомучто объёмы почты �?равнительно небольшие.

�? вот в �?лужебной перепи�?ке проблема �?та �?уще�?твует, да ещё кака�?. Причём у большин�?тва даже нет выбора - корпоративным клиентом, как правило, �?вл�?ет�?�? Outlook. �?о работать �? почтой в�?ё-таки как-то надо, по�?тому �? решил на�?троить его мак�?имально удобным образом, и�?пользу�? только в�?троенные возможно�?ти.

Как �? уже пи�?ал ранее, �? не и�?пользую �?лектронную почту дл�? управлени�? �?пи�?ками дей�?твий и проектами, по�?тому Outlook нужен мне только как хранилище �?опут�?твующей задачам информации (references). Это значит, что о�?новной критерий удоб�?тва в моём �?лучае - бы�?трота нахождени�? �?ообщени�?.

Вначале �? пытал�?�? в�?ё-таки как-то при�?о�?обить дл�? �?того папки, например дл�? пои�?ка �?ообщени�? от конкретного человека. Дл�? �?того �? �?оздал �?труктуру папок, примерно �?оответ�?твующую организационной �?труктуре проекта, вплоть до отдельной папки дл�? каждого возможного отправител�?. Затем �? на�?троил фильтры, которые автоматиче�?ки копировали вход�?щие �?ообщени�? в �?ти пер�?ональные папки. Тем �?амым теоретиче�?ки �? мог удал�?ть не нужные мне больше �?ообщени�? из вход�?щих, а е�?ли оно потребует�?�? в дальшейшем, открыть нужную папку.

Попытка �? тре�?ком провалила�?ь, потомучто:

�?а�?троить одно правило в Outlook – мучительный труд, а в данной �?и�?теме приходило�?ь делать �?то дл�? каждого �?отрудника. Учитыва�? что количе�?тво релевантных дл�? моего проекта �?отрудников на�?читывает не�?колько де�?�?тков, управление правилами �?тало по�?то�?нной головной болью
Что делать �? �?ообщени�?ми от нерелевантных �?отрудников, которые пишут мне может быть раз в год? Приходило�?ь вручную перета�?кивать их в �?пециальную папку «�?рхив», найти что-то в которой оказало�?ь очень �?ложно, так как �?ообщени�? оказывали�?ь вырванными из временного контек�?та, потомучто больша�? ча�?ть ушла в пер�?ональные папки
Дерево пер�?ональных папок выро�?ло до такой �?тепени, что в ра�?крытом виде уже не помещало�?ь на �?кран по вертикали
�?икака�? друга�? категоризаци�? почты в �?той �?и�?теме невозможна в принципе, оп�?ть таки из за и�?пользовани�? папок

В конце концов �? удалил в�?е папки, �?ложил в�?ю почту (о, ужа�?!) во Вход�?щие, и попробовал каким-то образом при�?по�?обить в�?троенные в Outlook категории вме�?то тегов. И�?пользовать их в точно�?ти так же, как �?то прои�?ходит в GMail, невозможно: чтобы назначить категорию одному �?ообщению, необходимо продрать�?�? через дебри меню и диалогов, а дл�? отображени�? категорий и выборки по ним Outlook в �?тандартном виде не предназначен вообще.

По�?тому �? определил небольшое количе�?тво категорий – по географиче�?кому ра�?положению (наш проект разрабатывает�?�? ра�?пределённо), по �?труктуре (наш проект и другие релевантные проекты), и по категории дл�? каждого клиента (например BMW).

Затем �? определил правила – по одному на каждую категорию – которые автоматиче�?ки назначают категории вход�?щим �?ообщени�?м на о�?нове адре�?ов отправителей и применил их на в�?е имеющие�?�? �?ообщени�?.

Чтобы теперь �?тими категори�?ми можно было во�?пользовать�?�?, �? включил отображение категорий в отдельном �?толбце и �?оздал дл�? каждой категории пои�?ковую папку (search folder) в которой можно увидеть пи�?ьма только из указанной категории.

Ура! О�?новна�? работа �?делана. Теперь ещё не�?колько штрихов.

Дл�? важных �?ообщений от клиентов и от руководител�? проекта �? включил изменение цвета �?ообщени�?, чтобы бы�?трее находить его в �?пи�?ке (меню «Эк�?тра» -> «Организовать» -> «И�?пользование цветов» на панели; внимание – названи�? приведены по �?мы�?лу, у мен�? немецка�? вер�?и�? программы, по�?тому точных �?квивалентов �? не знаю).
Отключил линии между �?ообщени�?ми (щелчок правой кнопкой по заголовку �?пи�?ка -> „на�?тройки пред�?тавлени�?“). Стало гораздо меньше визуального шума, да и �?ообщений на �?кран �?тало входить больше.
Изменил формат даты, чтобы отображало�?ь только врем�? (щелчок правой кнопкой по заголовку �?пи�?ка -> „формат �?толбцов“). Группировка по датам и так уже е�?ть.

Получило�?ь примерно вот что:

(к �?ожалению не могу приве�?ти более чёткий �?нимок �?крана, не наруша�? тайны перепи�?ки).

Теперь �? пользую�?ь в о�?новном только папкой Вход�?щие, реже папками категорий и Отправленными. Флажки, которые можно увидеть на �?криншоте, �? и�?пользую фактиче�?ки только дл�? маркировки �?ообщений, дл�? которых в �?и�?теме GTD введено какое-либо дей�?твие – так их легче находить.

Со времени на�?тройки Outlook прошло уже два ме�?�?ца и могу �?казать, что пока �? доволен. Я дей�?твительно бы�?трее �?тал находить нужное �?ообщение, по крайней мере и�?ход�? из �?убъективного во�?при�?ти�?. Теперь о�?новным неудоб�?твом о�?таёт�?�? жутко медленный пои�?к. Эту проблему теоретиче�?ки можно решить, либо по�?тавив �?пециальный плагин, либо дождавши�?ь Outlook 12 – там обещают мгновенный пои�?к.

22 Responses

ljuser:Aivar January 31st, 2006 at 12:54 pm

Или и�?пользу�? Google Desktop Search. Он в�?траивает панельку �?вою.
Юзабили�?т January 31st, 2006 at 1:00 pm

Да, дей�?твительно забыл упом�?нуть про Google Desktop, но мне он не нравит�?�? тем, что �?пи�?ок результатов выгл�?дит �?овершенно не так, как в Outlook-е и �?овершенно от�?ут�?твует контек�?т �?ообщени�?.
Petr_Kiev February 1st, 2006 at 10:17 am

Очень оригинально.
Вы не под�?кажете �?�?ылки не E-book по GTD на ру�?�?ком �?зыке?
Юзабили�?т February 1st, 2006 at 11:48 am

По�?мотрите зде�?ь:

http://www.lifehack.ru/2005/12/07/gtd_po-russki/

Книжку вроде бы официально �?обирают�?�? выпу�?тить на ру�?�?ком.
�?ндрей February 6th, 2006 at 8:43 pm

> �?а�?троить одно правило в Outlook – мучительный труд
> чтобы назначить категорию одному �?ообщению, необходимо продрать�?�? через дебри меню и диалогов,

�?е пробовали правой кнопкой на �?ообщении?
Юзабили�?т February 7th, 2006 at 3:41 pm

�?е пробовали правой кнопкой на �?ообщении?

Пробовал. Давайте �?равним:

Outlook
- щелчок правой кнопкой
- Пои�?к пункта Categories в меню и щелчок выбора
- по�?вл�?ет�?�? окно, пои�?к нужной категории в �?пи�?ке и щелчок выбора
- нажатие кнопки Ok
Плю�? какие-то �?ложные отношени�? между неким глобальным �?пи�?ком категорий и “локальным”.

Gmail
- Щелчок по выпадающему �?пи�?ку дей�?твий
- Выбрать нужную категорию, щелчок выбора - в�?ё!
Причём в не-веб интерфей�?е �?то можно �?делать вообще за одно дей�?твие.

Когда �?то приходит�?�? делать по�?то�?нно, такие “мелочи” имеют значение.

�?о �?то ещё полбеды. Как �? уже �?казал, отображение категорий в Outlook поддерживает�?�? практиче�?ки никак: в �?пи�?ке дл�? них нет ме�?та, в �?амом �?ообщении они не отображают�?�?, дл�? выборки по категори�?м надо �?амому на�?траивать фильтры.

В�?ё �?то в комплек�?е делает категории в Outlook по �?ути безполезными.
�?ндрей February 7th, 2006 at 5:03 pm

> Пробовал. Давайте �?равним:

Давайте. Вид->Панели ин�?трументов->�?а�?тройка (либо права�? кнопка мыши на любом меню). Закладка Команды, находим �?лева Правка, перета�?киваем кнопку Категории (она в �?амом конце �?пи�?ка) на любую �?уще�?твующую панель меню.
В результате имеем один клик дл�? назначени�? Категории пи�?ьму.
Таким образом можно выне�?ти любые дей�?тви�? в меню, не говор�? уже о напи�?ании макро�?а по нажатии кнопки, в котором можно �?делать практиче�?ки что угодно как �? пи�?ьмом так и �? Outlook. У GMail-а такого нет и вр�?дли будет (хот�? напи�?ание плагинов под GMail иде�? както про�?какивала).

Далее отображение категории. Правый клик на заголовках пи�?ем (где �?лова От, Тема и т.д.). Далее Выбрать пол�?, перета�?киваем поле категорий.

Е�?ли нужно удобно фильтровать по категори�?м, то дл�? �?того предназначены так называемые Пред�?тавлени�? (Вид->Упор�?дочить по->Текущее пред�?тавление).
Alexei February 9th, 2006 at 10:14 am

Да-да, �?тать�? натолкнула мен�? тоже на мы�?ль о категори�?х в Outlook. Вещь дей�?твительно удобна�? и �?овершенно похожа�? по �?мы�?лу �? метками Gmail. �?о из-за того, что за�?унута неве�?ть куда, а также из-за того, что плохо названа, пользовать�?�? ею �?начала кажет�?�? неудобным.
Юзабили�?т February 9th, 2006 at 10:35 am

�?ндрей,

Вам не кажет�?�?, что подобна�? на�?тройка уже �?ильно �?махивает на “обработку напильником” из изве�?тного анекдота? Можно конечно в�?ё на�?троить, напи�?ать де�?�?ток макро�?ов, переделать полно�?тью пред�?тавлени�?, но зачем? Кто будет �?тим занимать�?�?? У людей и без �?того е�?ть чем зан�?ть�?�?. Ин�?трумент, тем более купленный, должен быть готовым к и�?пользованию.

в результате имеем один клик дл�? назначени�? Категории пи�?ьму.

В�?ё ещё три клика.

Далее отображение категории. Правый клик на заголовках пи�?ем

У мен�? почему-то не вышло.

Е�?ли нужно удобно фильтровать по категори�?м

Вы �?то называете “удобно”? По �?равнению �? одним кликом в Gmail?
�?ндрей February 9th, 2006 at 10:48 am

> В�?ё ещё три клика.

Это не проблема, �? вообще и�?пользую перета�?кивание в группу в на�?троенном пред�?тавлении дл�? назначени�? категорий пи�?ьмам.

> У мен�? почему-то не вышло.

Чтож, попробуйте еще раз. Е�?ли оп�?ть не получит�?�?, то лучше не пользовать�?�? Outlook �?ов�?ем, так как 50% функционально�?ти дл�? Ва�? не до�?тупно.

> Вы �?то называете “удобно�?? По �?равнению �? одним кликом в Gmail?

Да, нужно только разобрать�?�?. Это не �?ложнее чем разобрать�?�? �? Word и Excel, но понимать надо.
�?ндрей February 9th, 2006 at 10:50 am

> �?о из-за того, что за�?унута неве�?ть куда, а также из-за того, что плохо названа, пользовать�?�? ею �?начала кажет�?�? неудобным.

Я напишу более подробную �?татью об �?том. Сообщу зде�?ь как будет готово.
Юзабили�?т February 9th, 2006 at 4:13 pm

Чтож, попробуйте еще раз.

�?ет, �? �?еръёзно: у мен�? Outlook2003, �? кликал, кликал - ничего не накликал. В меню тоже нигде не нашёл. Под�?кажите в�?ё же где �?то включить, мне правда будет полезно.

Да, нужно только разобрать�?�?. Это не �?ложнее чем разобрать�?�? �? Word и Excel, но понимать надо.

Ладно, не будем ра�?�?матривать удоб�?тво, как �?убъективный критерий. �?о как же быть �? тупой �?ффективно�?тью - 1 клик против трёх?
ashtu February 13th, 2006 at 12:46 pm

�? пока в �?о�?то�?нии большого кол-ва папок и и�?пользую флажки (Follow Up)

когда нужно анализировать, захожу в папку For Follow Up, в ней группировка по папкам

вроде пока хватает
ljuser:chellentano February 18th, 2006 at 7:35 am

Как альтернатива пои�?ку по категори�?м - пои�?к по перепи�?ке �? конкретным человеком. Лична�? практика показывает что чаще в�?его необходимо найти пи�?ьмо зна�? адре�?ата.

Ищем контакт в адре�?ной книге через пои�?к, ра�?положенный вверху на панели ин�?трументов, далее в по�?вившем�?�? окне выбираем вкладку “Дей�?тви�?” и outlook �?ам находит в�?е �?ообщени�? перепи�?ки �? �?тим контактом.

Оговорю�?ь: об�?зательным у�?ловием �?вл�?ет�?�? - зане�?ение уча�?тника перепи�?ки в адре�?ную книгу.

ps. в Outlook’e 12-ом как раз по�?вила�?ь нагл�?дна�? категоризаци�? пи�?ем, задач, в�?треч..
ljuser:clops February 24th, 2006 at 1:34 pm

в�?ё �?то хорошо �?вои п�?ть копеет — пока ничего лучше Mail 2 на Mac �? не видел — про�?тота, до�?тупно�?ть и �?ффективно�?ть по мак�?имуму. Микро�?офту надо поучить�?�?.
�?ндрей March 1st, 2006 at 10:17 am

Стать�? готова: И�?пользование категорий в Microsoft Outlook
Юзабили�?т March 1st, 2006 at 4:05 pm

�?ндрей,

�?па�?ибо за �?татью, думаю она будет полезна многим читател�?м.

К�?тати когда �? пи�?ал “в �?амом �?ообщении они не отображают�?�?,” �? имел в виду не �?пи�?ок �?ообщений, а отркытое окно �? �?ообщением или превью. Там категорий нет.
�?лек�?андр May 30th, 2006 at 7:25 am

Очень интере�?на�? �?тать�?, �?па�?ибо!
К�?тати, в �?амом Outlook е�?ть возможно�?ть группировать �?ообщени�? по conversations — не пробовали?
Юзабили�?т May 30th, 2006 at 7:35 am

�?лек�?андр, о�?новна�? проблема как �? группировкой так и �? �?ортировкой - то что переключение в них полно�?тью мен�?ет текущий вид �?пи�?ка и вызывает полную потерю ориентации в потоке �?ообщений. Кроме того потом надо переключать�?�? обратно �? той же проблемой. �? ещё при большом количе�?тве �?ообщений Outlook\у требует�?�? не�?колько �?екунд дл�? такого переключени�?.
ilya June 14th, 2007 at 1:37 pm

�? �?овме�?тил оба приема и выделение цветом и папки, некоторые �?ообщени�? �?разу падают в нужную папку, некоторые чтобы не потер�?ть нить про�?то окрашиваю разными цветами во вход�?щих. �?екоторые ключевые и важные �?ообщени�? дублирую в �?пециально �?озданные и разбитые по темам каталоги/папки
yori_yagami July 30th, 2007 at 1:11 pm

Да что и говорить �? пользую�?ь Outlook 2003. Мне в�?е больше кажет�?�? что вид оутлука �?оздает атмо�?феру пор�?дка в оффи�?е и в компе. Хот�? на �?амом деле пор�?дка нет. Что бы найти какую либо информацию нужно полдн�? потратить. Я вроде нашел решение зано�?ить в�?е важные данные о человеке в его карточку в папке Kontakte. Потом про�?матривать инфу перед в�?тречей �? человеком. �?о т�?жело �?то.
Един�?твенное преимуще�?тво Outlook 2003 что там можно шрифты мен�?ть и делать интерфей�? так, что бы глаз радовало.
Сейча�? перешол на продукты Google (Gmail, Kalendar, Dokumenten)
Alf December 17th, 2007 at 5:27 am

Да толку от gMail. Он �?воим �?пам-фильтром в�?е портит. Отправл�?ет нужные �?ообщени�? в Спам-папку. И не отключишь его (фильтр). �?ужна мне �?та полна�? интеграци�?, когда гибко�?ти никакой.

22 Responses

Leave a Comment

Archived Entry